Recherche de fichiers Microsoft Office, Créer une base de données MS Fichier Word

Au lieu d'avoir des dizaines, des centaines ou des milliers de documents MS Word, importateurs tous dans une base de données consultable cessera d'interminables heures perdues chercher de l'information à travers même la série la plus organisée des répertoires et fichiers. Il ya un certain nombre de solutions logicielles sur le marché qui ne sera pas seulement vous permettre d'importer des documents MS Word, mais aussi des fichiers. Pdf, html et documents web, e-mails et autres. Cette approche a déjà été vu par de nombreux fournisseurs de messagerie publics tels que Google, qui sont un outil de recherche, y compris des chaînes de texte de recherche de votre magasin e-mail exactement de la même manière que vous effectuez une recherche sur Internet.

Une fois que vous avez compilé une base de données document Word, il devient relativement simple pour rechercher la base de données pour obtenir des informations enfermées dans les fichiers disparates et des documents avec de nombreuses solutions qui offrent la possibilité d'adapter les recherches sur la variation des paramètres en dehors de chaînes de texte de recherche. Les caractères génériques et les recherches floues permettra aux utilisateurs de trouver des informations basées sur l'intuition plutôt que la connaissance absolue de l'information recherchée.

Pour les utilisateurs professionnels qui cherchent à établir une base de données de documentation de l'entreprise, y compris des manuels de formation, informations commerciales, manuels de politiques, les écrits techniques et ainsi de suite, formant une base de données MS Word permettra manuels longs à se décomposer en sections plus faciles à gérer. En outre, la capacité de lier des documents par des liens hypertextes est une caractéristique des solutions de bases de données MS Word, nombreux qui permettent de vous déplacer rapidement entre les documents et arriver au point dans d'autres documents pertinents dans la base de données. De nombreux utilisateurs ont franchi une étape supplémentaire que de simples bases de données de documents Word et ont inclus des télécopies, courriels, notes de service et les communications d'autres entreprises. Ceci en fait de données consultables et faciles à manipuler pour obtenir des informations, par exemple sur les réunions clients, des entrevues d'emploi et des curriculum vitae et des contrats avec les fournisseurs.

Lorsque vous êtes à la recherche d'une solution à base de Word, il est important de veiller à ce qu'une installation de publication Web est inclus pour vous permettre de convertir des fichiers MS Word au format HTML et de publier les documents sur le Web. Libérer l'accès à vos documents Word en tant que partie d'un intranet d'entreprise permettra d'accéder facilement accessibles à l'ensemble du référentiel de matériel de l'entreprise plutôt que de l'enfermer dans l'individu, isolé ordinateur. Apporter tous vos contrats de l'entreprise dans une archive en ligne aidera dans les négociations contractuelles de nombreux points de vue différents. De même, la construction d'une bibliothèque en ligne de manuels de formation facilement accessibles même à la maison ou en déplacement, facilitera grandement l'accès des employés à vos programmes de formation. Il n'est pas difficile d'apprécier les économies de coûts de personnel en évitant la nécessité de reproduire les documents qui ont déjà été élaborés ailleurs dans l'organisation et la disposition de la base de connaissances de l'entreprise de la correspondance.

Les questions clés lors de la création d'une base de données MS Word sont la facilité d'utilisation pour aider à l'adoption des utilisateurs, la flexibilité et la facilité de mise en œuvre afin d'éviter des coûts excessifs et de la disponibilité pour automatiquement rechercher et collecter des documents stockés et fichiers que vous archivez sur les machines du réseau sans interrompre les utilisateurs ....